Ngân hàng Shinhan

Trong khuôn khổ đồng hành cùng Khách hàng hộ kinh doanh, Khách hàng doanh nghiệp về quản trị rủi ro và tuân thủ, Ngân hàng Shinhan Việt Nam gửi đến Quý khách hàng bản ghi nhận ngắn theo tháng về chủ đề thuế liên quan đến giao dịch với nhà cung cấp trong chuỗi mua hàng. Thông tin chi tiết được đăng tải tại trang thông tin của Ngân hàng Shinhan Việt Nam.
Nội dung dưới đây mang tính chất thông tin tham khảo, được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ Quý Khách hàng nhận diện sớm các điểm cần lưu ý khi vận hành và giảm thiểu rủi ro phát sinh trong tương lai.

NHÀ CUNG CẤP RỦI RO XUẤT HIỆN TRONG CHUỖI MUA HÀNG: CÁC LƯU Ý KHI THỰC HIỆN THUẾ

Trong thực tế, khá nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp gặp tình huống: hàng hóa, dịch vụ đã mua có hóa đơn, đã hạch toán, nhưng sau vài năm lại phát sinh rủi ro thuế vì bên bán rơi vào diện cảnh báo hoặc có dấu hiệu bất thường về hóa đơn, tình trạng hoạt động.

Khi cơ quan chức năng gửi cho đơn vị các thông tin như: danh sách nhà cung cấp đang bị theo dõi, ngừng hoạt động hoặc có dấu hiệu rủi ro về hóa đơn; danh sách hóa đơn cần rà soát do bên bán có dấu hiệu rủi ro về thuế; thông báo đối tác bán hàng bị điều tra về hành vi trốn thuế, phát hành hóa đơn không hợp pháp… thì điều đó không có nghĩa đơn vị chắc chắn vi phạm thuế. Tuy nhiên, đây là tín hiệu cho thấy giao dịch liên quan đang nằm trong phạm vi rà soát của cơ quan quản lý và đơn vị nên chủ động kiểm tra. Từ phía Cơ quan thuế, việc xây dựng và công bố danh sách nhà cung cấp rủi ro nhằm mục tiêu chính là cảnh báo sớm cho người nộp thuế, giúp đơn vị phòng ngừa.

Khi phát sinh tình huống này, thay vì chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có thể thực hiện theo từng bước sau:

1. Khoanh vùng  các giao dịch liên quan đến nhà cung cấp được nhắc tên

Trước hết, liệt kê toàn bộ giao dịch có liên quan đến mã số thuế của nhà cung cấp đang được Cơ quan chức năng cảnh báo. Danh sách cần thể hiện rõ các tiêu chí cần thiết:

• Số hóa đơn, ngày hóa đơn;
• Giá trị trước thuế giá trị gia tăng, thuế giá trị gia tăng;
• Loại hàng hóa dịch vụ;
• Tính khấu trừ thuế đầu vào đã thực hiện;
• Kỳ kê khai;
• Tình trạng thanh toán;
• Bộ phận, người phụ trách giao dịch.

2. So sánh hồ sơ lưu với thực tế giao dịch

Tiếp theo, xem lại từng giao dịch trong danh sách để trả lời các câu hỏi sau:

• Giao dịch có thực sự diễn ra và hồ sơ đã đầy đủ chưa?
• Giao dịch có diễn ra, nhưng hồ sơ còn thiếu giấy tờ nào cần bổ sung?
• Hay giao dịch không đủ căn cứ để chứng minh là có thật?

Từ đó, đơn vị đánh giá mình đang ở nhóm nào và cần củng cố thêm chứng từ gì để phản ánh đúng bản chất thực tế của giao dịch (hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ giao nhận,…).

3. Rà soát dòng tiền thanh toán và bên nhận tiền

• Một bước rất quan trọng là xem lại dòng tiền thực tế đã thanh toán:
• Khoản tiền có chuyển đúng cho nhà cung cấp trên hóa đơn/ hợp đồng hay không?
• Hình thức thanh toán gì (tiền mặt, chuyển khoản, cấn trừ công nợ…)?
• Có bên trung gian hoặc bên không liên quan đến giao dịch đứng ra nhận tiền không?
• Thời điểm thanh toán có gì bất thường không so với điều khoản hợp đồng, thời điểm xuất hóa đơn, thời điểm nhận hàng hay không?

Việc đối chiếu dòng tiền thanh toán với hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng…giúp đơn vị hiểu rõ tiền đã đi đâu, có phù hợp với giao dịch hay không.

4. Đánh giá mức độ ảnh hưởng thuế

Sau khi rà soát hồ sơ và dòng tiền, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá:

• Hồ sơ hiện tại có đủ để chứng minh giao dịch là có thật hay không;
• Có giao dịch nào nên chủ động điều chỉnh lại trên tờ khai thuế;
• Nội dung giải trình với Cơ quan thuế nên tập trung vào điểm nào.

Nhiều đơn vị chọn cách đánh giá sớm khả năng phải điều chỉnh thuế đối với từng nhóm giao dịch (đã đủ chứng từ, còn thiếu chừng từ, hoặc khó chứng minh), thay vì chờ đến khi có kết luận thanh kiểm tra, nhằm giảm thiểu số tiền lãi chậm nộp và mức xử phạt. Việc điều chỉnh thuế có thể bao gồm: đánh giá lại khả năng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, kê khai bổ sung điều chỉnh tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp cho các kỳ liên quan và chủ động nộp thêm số thuế và tiền lãi chậm nộp (nếu có).

5. Phản hồi đúng thời hạn và đúng đầu mối phụ trách

Cuối cùng, việc chuẩn đầy đủ thông tin và hồ sơ ngay từ đầu giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp chủ động khi làm việc với Cơ quan quản lý, tránh phải bổ sung nhiều lần và kéo dài thời gian. Nên đảm bảo:

• Phản hồi trong thời hạn được yêu cầu;
• Gửi đúng đơn vị, đúng người phụ trách theo hướng dẫn;
• Lưu trữ đầy đủ các công văn nhận, phản hồi và bộ hồ sơ đã cung cấp.

Cách làm này giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp vừa đáp ứng yêu cầu của Cơ quan quản lý, vừa kiểm soát tốt phạm vi và mức độ rủi ro thuế liên quan đến nhà cung cấp bị cảnh báo.

6. Thiết lập kiểm soát nội bộ để tránh lặp lại

Một số nội dung sau có thể được xem xét thiết lập:

• Kiểm tra tình trạng hoạt động và thông tin thuế của nhà cung cấp định kỳ;
• Rà soát tính đầy đủ của hồ sơ lưu trữ, có thể bao gồm cả các trao đổi liên quan - trước khi tiến hành thanh toán;
• Đối chiếu sự đồng bộ nội dung giữa các chứng từ;
• Chủ động đánh giá các khoản phát sinh bất thường, không thỏa quy định trước thời điểm thực hiện thuế.

Để giảm rủi ro cho các giao dịch tương tự, bên cạnh việc lưu trữ, xử lý hồ sơ hiện tại, nhiều đơn vị kinh doanh hiện đã bổ sung bước kiểm tra nhà cung cấp trước và trong giao dịch. Hoạt động trên không chỉ liên quan vấn đề vận hành, mà còn là một phần quan trọng trong quản trị và tuân thủ thuế.

* Tài liệu này được cung cấp giới hạn cho mục đích thông tin chung tại thời điểm công bố và không nhằm đưa ra đánh giá, kết luận hoặc ý kiến về bất kỳ giao dịch, tài liệu hoặc đối tượng cụ thể nào của Quý Khách hàng hay Ngân hàng. Nội dung cung cấp với mục đích hỗ trợ thông tin chung, khi áp dụng vào tính huống thực tế, Quý Khách hàng vui lòng tham khảo thêm ý kiến từ Cơ quan thẩm quyền, đơn vị tư vấn thuế độc lập để có hướng dẫn phù hợp. Ngân hàng sẽ không đảm nhận trách nhiệm cho tổn thất hoặc thiệt hại khác phát sinh do dựa trên các thông tin chung này.
Trong phạm vi dịch vụ được phép cung cấp, Ngân hàng Shinhan Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành cùng Quý Khách hàng trong việc cập nhật, chia sẻ thông tin thuế nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.